납품일이랑 거래명세서 날짜

연구비 집행하다 보면 카드 승인일, 거래명세서 발행일, 실제 납품일이 조금씩 어긋나는 경우가 있더라고요. 물품은 먼저 왔는데 서류가 늦거나, 반대로 서류 날짜가 앞서는 경우요. 이런 건 어느 정도 차이면 소명으로 정리하시나요? 검수 확인을 꼼꼼히 남겨두는 게 제일 나을지 궁금합니다. 학교마다 다르긴 한데요.